Wielu przedsiębiorców współpracuje z zagranicznymi kontrahentami lub rozlicza transakcje w walutach takich jak euro czy dolar. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie zmieniło możliwości wystawiania faktur w walucie obcej, jednak w praktyce pojawiło się kilka nowych kwestii, na które trzeba zwrócić uwagę. Szczególnie ważne jest prawidłowe ustalenie daty wystawienia faktury oraz właściwego kursu waluty, ponieważ błędy w tym zakresie mogą prowadzić do konieczności korekty dokumentu.
Czy w KSeF faktura w walucie obcej jest możliwa?
Tak. System KSeF umożliwia wystawianie faktur w dowolnej walucie zgodnej ze standardem ISO, np. EUR, USD czy GBP. W praktyce wartości sprzedaży mogą być podane w walucie obcej, jednak kwota podatku VAT musi być wykazana w złotych polskich. Oznacza to, że w strukturze e-faktury należy wskazać zarówno kwoty w walucie transakcji, jak i ich przeliczenie na PLN. Dane te są przekazywane w ustrukturyzowanej formie do systemu KSeF.
Data wystawienia faktury w KSeF
W przypadku faktur ustrukturyzowanych szczególne znaczenie ma moment ich wystawienia. Zgodnie z przepisami faktura w KSeF jest co do zasady uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do systemu.Ma to istotne znaczenie przy fakturach walutowych, ponieważ data wystawienia wpływa na wybór właściwego kursu przeliczeniowego. Jeżeli dokument zostanie wysłany do KSeF później niż planowano, może to zmienić kurs zastosowany do przeliczenia podatku VAT.
Jaki kurs waluty zastosować?
Podstawowe zasady przeliczania walut wynikają z ustawy o VAT i nie uległy zmianie po wprowadzeniu KSeF. W praktyce stosuje się dwa główne scenariusze:
- jeżeli faktura jest wystawiona w dniu powstania obowiązku podatkowego lub po nim – stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego,
- jeżeli faktura została wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego – stosuje się kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.
Zasady te wynikają z art. 31a ustawy o VAT i dotyczą także faktur wystawianych w systemie KSeF.
Dlaczego w KSeF łatwiej o pomyłkę?
W praktyce największe problemy pojawiają się wtedy, gdy przedsiębiorca przygotuje fakturę w programie księgowym, ale wyśle ją do KSeF dopiero następnego dnia. W takiej sytuacji data wystawienia w rozumieniu przepisów może być inna niż data utworzenia dokumentu, co wpływa na kurs waluty. Różnice te mogą powodować błędy w rozliczeniu VAT lub konieczność wystawienia korekty.
Na co zwrócić uwagę przy fakturach walutowych w KSeF?
Aby uniknąć problemów przy wystawianiu faktur w walucie obcej w KSeF, warto zwrócić uwagę na kilka kwestii:
- prawidłowe ustalenie momentu powstania obowiązku podatkowego,
- kontrolę daty wysyłki faktury do systemu KSeF,
- stosowanie właściwego kursu NBP,
- spójność danych między systemem fakturowym a księgowością.
Dobrą praktyką jest również automatyzacja procesu fakturowania i integracja systemów księgowych z KSeF, co znacząco ogranicza ryzyko błędów.
Od ponad dekady pasjonuję się księgowością i doradztwem gospodarczym. Specjalizuję się w zarządzaniu finansami spółek handlowych, wspierając klientów na każdym etapie prowadzenia działalności gospodarczej. Posiadam nie tylko teoretyczną wiedzę z zakresu księgowości, ale także praktyczne doświadczenie, które pozwala mi zrozumieć i skutecznie reagować na potrzeby moich klientów.