Ostatnia aktualizacja: 28 lipca 2026. Stan prawny na dzień aktualizacji.
Trzydziesty września to data, która co roku wraca w rozmowach działów kadr. Do tego dnia pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu zaległego z poprzedniego roku — a dla urlopów sprzed kilku lat jest to moment, w którym roszczenie ostatecznie się przedawnia.
W skrócie: zaległy urlop za dany rok pracodawca powinien wykorzystać z pracownikiem do 30 września roku następnego, ale prawo do tego urlopu wygasa dopiero trzy lata później. Urlop niewykorzystany do 30 września nie przepada.
Czy zaległy urlop przepada po 30 września?
Nie. Urlop niewykorzystany do 30 września nie przepada. Ta data wyznacza jedynie termin, do którego pracodawca ma obowiązek udzielić zaległego urlopu. Prawo pracownika do tych dni wygasa dopiero po upływie trzyletniego okresu przedawnienia.
Nieudzielenie zaległego urlopu do 30 września jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i pracodawca może za nie odpowiadać — ale sam urlop pozostaje należny.
Najczęstszy mit. Pracodawcy bywają przekonani i przekonują pracowników, że urlop niewykorzystany do 30 września przepada. To nieprawda. Pracownik ma na jego wykorzystanie łącznie około trzech i pół roku, a straszenie utratą urlopu wcześniej nie ma podstaw prawnych.
Kiedy przedawnia się zaległy urlop wypoczynkowy?
Urlop za dany rok przedawnia się 30 września cztery lata później. Na przykład urlop przysługujący za 2022 rok trzeba było wykorzystać do 30 września 2023 roku, a przedawnia się on 30 września 2026 roku.
Zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się po upływie trzech lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Skoro art. 168 Kodeksu pracy nakazuje udzielić zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku, to właśnie ta data wyznacza początek biegu przedawnienia. Takie stanowisko zajmuje Państwowa Inspekcja Pracy.
| Urlop za rok | Pracodawca powinien go udzielić do | Roszczenie przedawnia się |
|---|---|---|
| 2022 | 30 września 2023 | 30 września 2026 |
| 2023 | 30 września 2024 | 30 września 2027 |
| 2024 | 30 września 2025 | 30 września 2028 |
| 2025 | 30 września 2026 | 30 września 2029 |
Do kiedy pracodawca musi udzielić zaległego urlopu?
Najpóźniej do 30 września roku następującego po roku, w którym pracownik nabył prawo do urlopu. Wynika to z art. 168 Kodeksu pracy. Co do zasady urlop powinien zostać udzielony już w roku nabycia prawa (art. 161 Kodeksu pracy), a termin wrześniowy jest terminem granicznym dla zaległości.
Obowiązek ten nie obejmuje czterech dni urlopu na żądanie.
Czy urlop wychowawczy wpływa na przedawnienie urlopu wypoczynkowego?
Tak — na czas urlopu wychowawczego bieg przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu (art. 2931 Kodeksu pracy). Pracownica lub pracownik wracający po kilku latach może więc mieć nieprzedawniony urlop sprzed dłuższego czasu, niż wynikałoby ze zwykłego liczenia. To jeden z częstszych błędów w rozliczeniach kadrowych. Więcej o uprawnieniach rodzicielskich piszemy w przewodniku Urlopy po urodzeniu dziecka.
Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody?
Tak. Pracodawca może udzielić zaległego urlopu w drodze polecenia służbowego, bez uzgadniania terminu z pracownikiem. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu ani odmówić jego wykorzystania, jeśli pracodawca udziela go zgodnie z przepisami.
Brzmi jak ograniczenie swobody pracownika, ale działa w obie strony. Powody, dla których ludzie nie biorą urlopu, bywają różne — presja projektów, obawa o ocenę zaangażowania, chęć otrzymania ekwiwalentu. Tymczasem prawo do odpoczynku jest jednym z podstawowych praw pracowniczych, a jego zaniedbanie odbija się na zdrowiu, efektywności i absencji chorobowej.
Dla pracodawcy to również narzędzie ochronne. Nagromadzone zaległości urlopowe oznaczają rosnące zobowiązanie, które trzeba będzie kiedyś rozliczyć — urlopem albo ekwiwalentem.
Ile dni urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi?
20 dni przy stażu pracy krótszym niż 10 lat i 26 dni przy stażu wynoszącym co najmniej 10 lat. Do stażu wlicza się także okresy nauki, według zasad określonych w Kodeksie pracy. Szczegółowe zasady ustalania wymiaru opisaliśmy we wpisie Wymiar urlopu wypoczynkowego dla pracowników.
Czy urlop można podzielić na części?
Tak, na wniosek pracownika — ale co najmniej jedna część powinna obejmować nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Liczą się dni kalendarzowe, nie robocze, więc weekendy wliczają się do tej puli.
Kto ustala termin urlopu?
Pracodawca, w planie urlopów. Przygotowując go, bierze pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Kiedy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu?
Tylko wtedy, gdy w firmie pojawią się okoliczności nieprzewidziane w chwili udzielania urlopu. Zwykłe spiętrzenie pracy czy zmiana planów nie wystarczą.
Jeśli do odwołania dojdzie, pracodawca pokrywa koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem — na przykład przepadłą rezerwację czy koszt wcześniejszego powrotu.
Czy w okresie wypowiedzenia trzeba wykorzystać zaległy urlop?
Tak, jeśli pracodawca zdecyduje się go udzielić — a ma do tego prawo bez uzgadniania z pracownikiem. Dotyczy to zarówno urlopu bieżącego, jak i zaległego.
Przy urlopie zaległym warto z tego skorzystać, żeby uniknąć sytuacji, w której pracownik zgłosi roszczenie już po rozstaniu. O pozostałych rozliczeniach przy rozstaniu z pracownikiem piszemy we wpisie Rozwiązanie umowy o pracę i wypłata wynagrodzenia.
Co dzieje się z niewykorzystanym urlopem przy zmianie pracy?
Urlop nie przechodzi na nowego pracodawcę — pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za dni niewykorzystane.
Wyjątek dotyczy sytuacji, w której kolejna umowa jest zawierana z tym samym pracodawcą bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej, bez choćby jednego dnia przerwy. Wtedy strony mogą uzgodnić przeniesienie urlopu zamiast wypłaty ekwiwalentu.
Możliwe jest też rozwiązanie mieszane — część urlopu wykorzystana, za resztę ekwiwalent. Kluczowe, żeby rozliczenie nastąpiło przed zakończeniem zatrudnienia.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu zaległego urlopu
Nieprawda, a przy sporze taka informacja obraca się przeciwko pracodawcy.
Bez tego nie wiadomo, który urlop przedawnia się w najbliższym terminie — a to on powinien zostać wykorzystany jako pierwszy.
Kumulacja urlopów w grudniu paraliżuje pracę zespołu. Termin wrześniowy istnieje właśnie po to, żeby tego uniknąć.
Ekwiwalent przysługuje dopiero przy zakończeniu stosunku pracy. W czasie trwania umowy urlopu nie zastępuje się pieniędzmi.
Urlop uznany za przedawniony bywa w rzeczywistości nadal należny, jeśli w międzyczasie pracownik korzystał z wychowawczego.
Pytania, które najczęściej dostajemy od klientów
Mam zaległy urlop z kilku lat — który wykorzystać najpierw?
Najstarszy, bo przedawni się jako pierwszy. Warto poprosić kadry o zestawienie zaległości z podziałem na lata, zanim złożysz wniosek.
Czy urlop na żądanie też trzeba wykorzystać do 30 września?
Nie. Obowiązek udzielenia zaległego urlopu do 30 września nie obejmuje czterech dni urlopu na żądanie. Niewykorzystane dni nie przechodzą jednak na kolejny rok jako urlop na żądanie — wracają do puli zwykłego urlopu wypoczynkowego. Zasady korzystania z tych czterech dni wyjaśniamy we wpisie Urlop na żądanie — prawa pracownika.
Czy zwolnienie lekarskie przesuwa termin wykorzystania zaległego urlopu?
Choroba przerywa urlop, a niewykorzystane dni wracają do puli. Jeśli z powodu długiej nieobecności nie da się wykorzystać urlopu do 30 września, roszczenie nadal istnieje aż do upływu terminu przedawnienia. Szczegóły opisaliśmy we wpisie Zwolnienie lekarskie podczas urlopu.
Prowadzimy kadry i płace
Ewidencja urlopów, plany urlopowe, naliczanie ekwiwalentów i pilnowanie terminów przedawnienia to część naszej codziennej pracy dla klientów. Jeśli w Twojej firmie zaległości urlopowe rosną i nikt nad nimi nie panuje — napisz do nas.
Od ponad dekady pasjonuję się księgowością i doradztwem gospodarczym. Specjalizuję się w zarządzaniu finansami spółek handlowych, wspierając klientów na każdym etapie prowadzenia działalności gospodarczej. Posiadam nie tylko teoretyczną wiedzę z zakresu księgowości, ale także praktyczne doświadczenie, które pozwala mi zrozumieć i skutecznie reagować na potrzeby moich klientów.