Ostatnia aktualizacja: 14 sierpnia 2026. Stan prawny na dzień aktualizacji.

Sprawozdanie finansowe to dokument, który podsumowuje cały rok działalności firmy — jej majątek, wynik i sytuację finansową. Nie sporządzają go wszyscy przedsiębiorcy, a jego zakres zależy od wielkości jednostki. Poniżej wyjaśniamy, z czego się składa, kto ma obowiązek je przygotować i czym różnią się wersje uproszczone.

Co wchodzi w skład sprawozdania finansowego?

Bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa — to trzy obowiązkowe elementy dla każdej jednostki sporządzającej sprawozdanie. Wynika to z ustawy o rachunkowości.

Bilans to zestawienie aktywów i pasywów na dzień kończący rok obrotowy. Pokazuje, czym firma dysponuje i z czego to sfinansowała. Obie strony muszą się równać, a sporządza się go w formie dwustronnej — aktywa oddzielnie od pasywów. Poprawny bilans jest zupełny, rzetelny, sprawdzalny, ciągły i przejrzysty.

Rachunek zysków i strat zestawia przychody i koszty za cały rok, prowadząc do wyniku finansowego. Sporządza się go w wariancie porównawczym albo kalkulacyjnym — wybór zapisuje się w polityce rachunkowości.

Informacja dodatkowa to wprowadzenie do sprawozdania oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Ta część tłumaczy liczby: przyjęte zasady wyceny, strukturę pozycji, zdarzenia po dniu bilansowym, propozycję podziału zysku lub pokrycia straty, dane o zatrudnieniu oraz o zaciągniętych pożyczkach i kredytach. Najczęściej pomijana i najczęściej kwestionowana przy kontroli.

Całość sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Dane wyrażone w walutach obcych przelicza się według zasad zapisanych w polityce rachunkowości.

Obowiązuje przy tym zasada ciągłości bilansowej: bilans zamknięcia jednego okresu musi być bilansem otwarcia następnego. Rozbieżność między nimi oznacza błąd w księgach i jest jedną z pierwszych rzeczy sprawdzanych przy kontroli.

Kiedy dochodzą dwa dodatkowe elementy?

Rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale własnym sporządzają jednostki, których sprawozdanie podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta.

Pierwszy pokazuje, skąd realnie wpłynęły pieniądze i na co zostały wydane — w podziale na działalność operacyjną, inwestycyjną i finansową. Drugi wyjaśnia, jak w ciągu roku zmieniał się kapitał własny.

O tym, kogo dotyczy obowiązek badania, piszemy osobno: badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta.

Sprawozdanie z działalności to osobny dokument. Spółki kapitałowe, komandytowo-akcyjne i część pozostałych jednostek dołączają je do rocznego sprawozdania finansowego. Nie jest elementem samego sprawozdania, ale składa się je razem z nim.

Kto musi sporządzić sprawozdanie finansowe?

Podmioty prowadzące księgi rachunkowe — czyli pełną księgowość. Obowiązek wynika z formy prawnej albo z przekroczenia limitu przychodów.

Z uwagi na formę prawną obowiązek dotyczy spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjnych, prostych spółek akcyjnych, komandytowych i komandytowo-akcyjnych — od pierwszego dnia działalności, niezależnie od przychodów.

Z uwagi na przychody obowiązek powstaje u pozostałych podmiotów po przekroczeniu limitu równowartości 2 500 000 euro przychodów netto za poprzedni rok obrotowy. Szczegóły opisaliśmy w poradniku o formach prowadzenia księgowości.

Sprawozdania nie sporządza jednoosobowa działalność na podatkowej księdze przychodów i rozchodów ani firma na ryczałcie — dopóki nie przekroczą limitu. Uproszczone ewidencje nie dają danych, z których dałoby się zbudować bilans.

Czym różni się sprawozdanie jednostki mikro i małej?

Zakresem — jednostki mikro i małe mogą sporządzać sprawozdanie w wersji uproszczonej, z ograniczoną liczbą pozycji. To nie jest zwolnienie z obowiązku, tylko prostszy format.

Jednostka mikro sporządza najprostszą wersję: skrócony bilans i skrócony rachunek zysków i strat. Można zrezygnować z informacji dodatkowej, zestawienia zmian w kapitale własnym i rachunku przepływów pieniężnych — pod warunkiem podania wymaganych danych w informacjach uzupełniających do bilansu.

W informacjach uzupełniających do bilansu jednostki mikro trzeba wykazać między innymi:

• kwotę zobowiązań finansowych — dłużne instrumenty finansowe, gwarancje, poręczenia oraz zobowiązania nieujęte w bilansie,
• wartość zobowiązań dotyczących emerytur oraz zobowiązań wobec jednostek powiązanych i stowarzyszonych,
• wartość akcji własnych,
• sumę zaliczek i kredytów udzielonych członkom organów zarządzających, nadzorujących i administrujących.

Jednostka mała ma zakres szerszy niż mikro, ale nadal uproszczony względem pełnego sprawozdania. Możliwe jest pominięcie części pozycji i rezygnacja z niektórych ujawnień.

Do kiedy trzeba sporządzić sprawozdanie finansowe?

W ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego — przy roku obrotowym równym kalendarzowemu jest to 31 marca.

Rok obrotowy nie zawsze pokrywa się z kalendarzowym — dniem bilansowym jest ostatni dzień roku obrotowego przyjętego w polityce rachunkowości. Sprawozdanie sporządza się także w innych momentach zamknięcia ksiąg: przy likwidacji, przekształceniu czy połączeniu jednostki.

To pierwszy z trzech terminów. Sprawozdanie trzeba jeszcze zatwierdzić, a potem złożyć do rejestru. Cały harmonogram opisaliśmy w osobnym poradniku: deklaracje podatkowe i terminy roczne.

Kto podpisuje sprawozdanie i jak długo się je przechowuje?

Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki. Jeśli jednostką kieruje organ wieloosobowy — na przykład zarząd spółki z o.o. — podpisują wszyscy jego członkowie.

Sprawozdanie sporządza się w postaci elektronicznej i opatruje podpisem elektronicznym. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania.

Sprawozdanie przechowuje się co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym sprawozdanie zostało zatwierdzone. Wynika to z art. 74 ustawy o rachunkowości.

Ten sam okres dotyczy ksiąg rachunkowych. Wcześniej przepisy nakazywały przechowywać zatwierdzone sprawozdania bezterminowo — jeśli trafisz na taką informację, pochodzi ze stanu prawnego sprzed nowelizacji.

Pytania, które najczęściej dostajemy od klientów