Rok 2026 przyniesie jedną z największych zmian w polskiej księgowości ostatnich lat. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów oraz nowymi regulacjami, elektroniczne księgi podatkowe obowiązkowe od 2026 roku staną się dla przedsiębiorców rozliczających się na podstawie podatku PIT. Oznacza to odejście od papierowych form prowadzenia dokumentacji oraz konieczność korzystania z systemów informatycznych umożliwiających prowadzenie i przesyłanie danych do urzędów skarbowych.
Na czym polega obowiązek prowadzenia elektronicznych ksiąg podatkowych?
Nowe przepisy zakładają, że od 2026 roku księgi podatkowe będą mogły być prowadzone wyłącznie w formie elektronicznej. Dotyczy to zarówno samego ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, jak i sposobu przechowywania oraz udostępniania danych organom podatkowym.
Obowiązek ten obejmie m.in.:
- podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR),
- księgi rachunkowe,
- ewidencję przychodów dla ryczałtu,
- inne ewidencje prowadzone na potrzeby podatku dochodowego.
W praktyce oznacza to koniec ręcznego prowadzenia ksiąg oraz archiwizowania dokumentów wyłącznie w wersji papierowej.
Kogo obejmą nowe przepisy?
Obowiązek elektronicznych ksiąg podatkowych obejmuje zarówno małe firmy, jak i większe podmioty – przedsiębiorców rozliczających się w podatku PIT, w szczególności tych, którzy:
- prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą,
- rozliczają się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym,
- prowadzą PKPiR lub księgi rachunkowe,
- składają miesięczne pliki JPK_V7.
Przesyłanie ksiąg do urzędu skarbowego – co się zmieni?
Jednym z kluczowych elementów reformy jest wprowadzenie obowiązku cyklicznego przesyłania ksiąg podatkowych do urzędu skarbowego w nowej, ustrukturyzowanej formie elektronicznej. Dane te będą przekazywane bezpośrednio z systemów księgowych, co umożliwi administracji skarbowej bieżącą analizę rozliczeń podatników.
Pierwsze przekazanie danych ma nastąpić w 2027 roku (za rok 2026), co daje przedsiębiorcom czas na dostosowanie swoich systemów i procedur.
Elektroniczne księgi podatkowe obowiązkowe od 2026 roku – cel zmian?
Według zapowiedzi ustawodawcy zmiany mają na celu:
- uszczelnienie systemu podatkowego,
- zwiększenie transparentności rozliczeń,
- uproszczenie kontroli podatkowych,
- automatyzację analizy danych przez urzędy skarbowe.
Jak przygotować firmę na elektroniczne księgi podatkowe?
Aby uniknąć problemów po wejściu przepisów w życie, warto już teraz podjąć konkretne działania:
- sprawdzić, czy używany program księgowy spełnia wymogi nowych struktur,
- zadbać o cyfrowy obieg dokumentów w firmie,
- uporządkować sposób archiwizacji danych księgowych,
- przygotować procedury na wypadek kontroli elektronicznej,
- współpracować z biurem rachunkowym, które na bieżąco monitoruje zmiany w przepisach.
Od ponad dekady pasjonuję się księgowością i doradztwem gospodarczym. Specjalizuję się w zarządzaniu finansami spółek handlowych, wspierając klientów na każdym etapie prowadzenia działalności gospodarczej. Posiadam nie tylko teoretyczną wiedzę z zakresu księgowości, ale także praktyczne doświadczenie, które pozwala mi zrozumieć i skutecznie reagować na potrzeby moich klientów.