Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w obszarze księgowości i fakturowania w Polsce. Od 2026 roku przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem KSeF. Warto już teraz dowiedzieć się, co oznacza ten obowiązek i jak przygotować swoją firmę.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma przygotowana przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, przesyłanie i przechowywanie e-faktur w ujednoliconej, cyfrowej formie. Każda faktura wprowadzona do systemu otrzyma unikalny numer i stanie się oficjalnym dokumentem w obrocie gospodarczym. Dzięki KSeF organy skarbowe zyskają stały dostęp do faktur, co poprawi kontrolę i bezpieczeństwo podatkowe.
Terminy wprowadzenia obowiązku KSeF
Ministerstwo Finansów ogłosiło trzy główne etapy wdrożenia:
- Od 1 lutego 2026 roku – duże przedsiębiorstwa (obrót powyżej 200 mln zł w 2024 roku)
- Od 1 kwietnia 2026 roku – wszyscy pozostali przedsiębiorcy
- Od 1 stycznia 2027 roku – najmniejsze firmy wykluczone cyfrowo (np. faktury do 450 zł)
Kogo dotyczy obowiązek e-faktur?
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych dla potrzeb VAT w Polsce, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Dotyczyć będzie m.in.:
- jednoosobowych działalności gospodarczych,
- małych i średnich firm,
- podmiotów rozliczających się ryczałtem,
- najmu prywatnego w ramach działalności gospodarczej.
Co zmieni się w praktyce?
- Faktury wystawisz wyłącznie w formie elektronicznej przez KSeF.
- Odbiorca faktury nie musi jej już odbierać mailem – trafi automatycznie do jego systemu.
- Każda e-faktura zostanie zweryfikowana i zarchiwizowana w systemie.
- Organy podatkowe zyskają dostęp do faktur w czasie rzeczywistym.
Od ponad dekady pasjonuję się księgowością i doradztwem gospodarczym. Specjalizuję się w zarządzaniu finansami spółek handlowych, wspierając klientów na każdym etapie prowadzenia działalności gospodarczej. Posiadam nie tylko teoretyczną wiedzę z zakresu księgowości, ale także praktyczne doświadczenie, które pozwala mi zrozumieć i skutecznie reagować na potrzeby moich klientów.