Przedsiębiorcy posiadający status czynnego podatnika VAT, mają obowiązek prowadzenia ewidencji w celu rozliczenia podatku VAT. Bardzo ważne jest to, aby wiedzieć, iż nie wszystkie transakcje zakupowe dotyczące towarów, materiałów, które zostały udokumentowane fakturą, muszą zostać ujęte w rejestrze VAT.

Ewidencje, do których prowadzenia zobowiązani są czynni podatnicy VAT, to rejestr zakupu oraz rejestr sprzedaży VAT. Obowiązek ten nie dotyczy natomiast:
– podatników zwolnionych podmiotowo z VAT-u,
– przedsiębiorców, którzy wykonują czynności objęte zwolnieniem z podatku.

Pozostali przedsiębiorcy zobowiązani są do prowadzenia rejestru VAT zawierającego:
– kwoty upoważniające do obniżenia kwoty podatku należnego,
– dane pozwalające określić przedmiot oraz podstawę opodatkowania,
– wysokość podatku należnego,
– kwoty podatku naliczonego, które obniżają kwotę podatku należnego, a także kwotę podatku, który podlega wpłacie do Urzędu Skarbowego bądź zwrotowi, który należy się przedsiębiorcy.

Rejestry VAT prowadzone są z myślą o prowadzeniu rozliczeń podatku z tytułu towarów i usług. Dodatkowo prowadzenie owego rejestru, daje możliwość prawidłowego sporządzenia deklaracji VAT. W związku z powyższym, przedsiębiorcy będący podatnikami, dokonującymi sprzedaży opodatkowanej, aby móc odliczyć VAT naliczony, w prowadzonej ewidencji muszą ujmować wszelkie faktury zakupowe, które dają im możliwość odliczenia od podatku.

Do wydatków, które nie muszą być ujmowane w rejestrze VAT, zaliczamy zakupy związane z:
– wykonywaniem czynności zwolnionych,
– wykonywaniem czynności nieopodatkowanych,
– wykonywaniem czynności, w przypadku których nie występuje prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Podsumowując – jeśli podatnik dokonuje zakupów, które związane są ze sprzedażą nieopodatkowaną lub kiedy dokonane zakupy nie dają mu możliwości do odliczenia podatku VAT naliczonego, wówczas owe operacje nie muszą być ujmowane w rejestrach VAT. Tego typu wydatki w żaden sposób nie mają wpływu na prawidłowość dokonywanych rozliczeń podatku od towarów i usług, co wiążę się z brakiem wpływu na wysokość zobowiązania podatkowego. Natomiast ujęcie tych zakupów w rejestrze VAT nie będzie błędem.