Jeśli chodzi o główne zasady inwentaryzacji, zostały one określone w przepisach prawnych, w tym w Ustawie o rachunkowości. Niestety często w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji w firmie, można napotkać wiele problemów m.in. związanych z pojawiającymi się różnicami.
Inwentaryzacja to nic innego, jak szereg podejmowanych działań w celu ustalenia w jednostce rzeczywistego stanu aktywów i pasywów danego przedsiębiorcy. Głównym celem owych działań jest weryfikacja stanu zapasów, ale również ocena opłacalności działalności podmiotów, planów na przyszłość itp.
Z doświadczenia wiemy, iż dobrze przeprowadzona inwentaryzacja może być podstawowym źródłem informacji dla wszystkich osób kierujących oraz zarządzających jednostką inwentaryzowaną. Jest to nie tylko świetne narzędzie dla samego przedsiębiorcy, ale jednocześnie obowiązek ustawowy, co narzuca odpowiednią częstotliwość i terminy.
Według przepisów prawa proces przeprowadzenia inwentaryzacji powinien zostać udokumentowany oraz powiązany z zapisami znajdującymi się w księgach rachunkowych. Właśnie ze względu na konieczność powiązania rzeczywistości z księgami rachunkowymi, pojawiają się tzw. różnice inwentaryzacyjne zachodzące pomiędzy opisem formalnym w księgach, a rzeczywistym stanem faktycznym posiadania.
Różnice inwentaryzacyjne mogą być zupełnie różne zarówno ze względu na przyczynę powstania, jak i późniejsze działania, które podjąć powinien podatnik. Przepisy prawa określają podział różnic inwentaryzacyjnych, w ramach których możemy wymienić:
a) różnice pozorne, a więc błędy popełnione ze względu na złożoność i trudność w przeprowadzeniu procesu. Często błędy takie są związane z błędem ludzkim.
b) różnice ilościowe (niedobory), a więc braki, które mogą być spowodowane:
– ubytkami naturalnymi (wysychanie, ulatnianie, parowanie itp.),
– ubytkami ze względu na niedokładne pomiary (błędnie ustawione maszyny itp.),
– zdarzeniami losowymi (pożar, powódź, kradzież itp.),
– niedobory nieusprawiedliwione (powstałe z zaniedbań, nadużyć, braku opieki, braku zabezpieczenia, nieodpowiedniego przechowywania).
c) różnice ilościowe (nadwyżki), a więc za duża ilość na stanie, co wymaga wyjaśnienia pochodzenia danej nadwyżki, co może wiązać się z:
– niedokładnością pomiaru (błędy ludzkie, błędy maszyn itp.)
– pomyłki w podobnych do siebie składnikach zapasów.
d) różnice jakościowe, która powstaje w wyniku np. utraty przydatności danego przedmiotu, bądź towaru. Może być spowodowane wyjściem z mody danego produktu, bądź błędnym składowaniem, które miało wpływ na utratę właściwości danego towaru.
Od ponad dekady pasjonuję się księgowością i doradztwem gospodarczym. Specjalizuję się w zarządzaniu finansami spółek handlowych, wspierając klientów na każdym etapie prowadzenia działalności gospodarczej. Posiadam nie tylko teoretyczną wiedzę z zakresu księgowości, ale także praktyczne doświadczenie, które pozwala mi zrozumieć i skutecznie reagować na potrzeby moich klientów.